Caso Contal: seguridad, proteccion de datos y colaboracion en la gestion contable con Optiwork

TL;DR

Contal es un despacho de gestion contable con mas de 20 anos en el mercado que necesitaba trazabilidad de archivos y cumplimiento de proteccion de datos
El desafio central era controlar quien accede, modifica y comparte documentos de clientes, con registro auditable
Con Optiwork, Contal paso a tener control granular de permisos, versionado automatico y auditoria completa de todas las acciones sobre los archivos
La centralizacion de las herramientas en una unica plataforma elimino la necesidad de alternar entre sistemas en el dia a dia

Con mas de 20 anos de experiencia, Contal es una referencia en el mercado de gestion contable. Fundada por Carlos Ludwig y sus socios, la empresa siempre prioriza la proteccion de datos y la eficiencia en sus procesos internos.

Cuando la Ley General de Proteccion de Datos (LGPD) de Brasil entro en vigor, Contal intensifico la busqueda de una solucion que garantizara seguridad, trazabilidad y control real sobre los datos de sus clientes.

El desafio: proteccion de datos, acceso remoto y centralizacion

Los despachos contables manejan a diario informacion altamente sensible de sus clientes. Datos fiscales, financieros, nomina y declaraciones exigen un control riguroso de quien accede a que, cuando y que hace con esa informacion.

Ademas del cumplimiento de la LGPD, Contal necesitaba un sistema que permitiera acceso remoto seguro a los archivos, sin depender de infraestructura fisica ni VPN. Carlos Ludwig, Director y Socio de Contal, explica el contexto:

“Desde el inicio de la LGPD nos preocupamos mucho por la seguridad de los datos. Necesitabamos un sistema online que nos permitiera acceder a los archivos desde cualquier lugar, incluso desde las oficinas de los clientes.”

El desafio no era solo de seguridad. Contal tambien queria centralizar email, comunicacion, proyectos y documentacion en una unica plataforma, eliminando el cambio constante entre herramientas en el dia a dia del equipo.

La solucion

Despues de evaluar el mercado, Contal eligio Optiwork. La decision se baso en la combinacion de seguridad, trazabilidad y amplitud de funcionalidades en una unica plataforma.

“No encontramos en el mercado lo que terminamos encontrando en Optiwork. Es una herramienta completa, que va desde la gestion de emails y agenda hasta la posibilidad de hacer videollamadas grabando el archivo, ademas de la red social interna y la parte de proyectos y papers.” — Carlos Ludwig, Director y Socio de Contal

El equipo de Contal paso por una capacitacion completa en las funcionalidades de la plataforma, conducida por el equipo de Optiwork. La migracion de datos y la adopcion de la nueva herramienta sucedieron sin interrupcion de las operaciones.

Que cambio en la practica

Control de acceso y trazabilidad completa

La primera ganancia percibida fue el control granular sobre quien accede a que. Contal paso a crear usuarios con distintos niveles de permiso: administradores con acceso general y usuarios con acceso restringido a los archivos definidos para cada perfil.

Toda accion sobre cualquier archivo queda registrada. Quien accedio, cuando y que hizo. Ese registro es lo que la LGPD exige, y ahora Contal puede demostrarlo con evidencia concreta:

“El sistema tiene una robustez bastante grande, porque crea usuarios administradores, con acceso a los datos generales, y usuarios a nivel de user, con acceso restringido a los archivos que definimos. Tenemos toda la trazabilidad de lo que cada usuario accede, cuando accede y que hace con los archivos.” — Carlos Ludwig

Versionado automatico de documentos

Contal trabaja con documentos que pasan por varias revisiones a lo largo del tiempo. Con el versionado automatico de Optiwork, cualquier version anterior de un archivo puede recuperarse sin depender de copias manuales ni procesos de backup.

“Una de las principales ventajas que notamos fue el versionado. Trabajamos con la plataforma de forma colaborativa, y si necesito volver a una version anterior, tengo esa posibilidad.” — Carlos Ludwig

Compartir de forma segura con los clientes

Los documentos compartidos con clientes pasaron a estar protegidos por login y contrasena, garantizando que solo las personas correctas accedan a cada archivo. Esto resuelve una brecha comun en los despachos contables: la dificultad de controlar el acceso a documentos enviados externamente.

Centralizacion del flujo de trabajo

Con email, chat, videoconferencia, proyectos y documentacion en una unica plataforma, el equipo de Contal dejo de alternar entre sistemas durante el dia. La ganancia de productividad fue directa:

“La centralizacion de las actividades en una unica herramienta da una ganancia de productividad muy grande. Logramos que la persona no este cambiando de pantalla.” — Carlos Ludwig

Resultado

Optiwork paso a ser la principal plataforma de trabajo de Contal. La empresa opera con seguridad de datos auditable, cumplimiento de LGPD documentado, colaboracion en tiempo real y un unico entorno para todas las herramientas del dia a dia.

“Estamos muy satisfechos con el sistema. Entendemos que es una herramienta muy innovadora. No encontramos en el mercado lo que terminamos encontrando en Optiwork.” — Carlos Ludwig

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Preguntas frecuentes

P: Optiwork es adecuado para despachos contables? R: Si. Optiwork ofrece permisos granulares por usuario y carpeta, trazabilidad completa de accesos y acciones sobre los archivos, versionado automatico y exportacion de reportes de auditoria en CSV para el cumplimiento de proteccion de datos. Estas funcionalidades son especialmente relevantes para los despachos que manejan datos fiscales y financieros de clientes.

P: Como ayuda Optiwork en el cumplimiento de la proteccion de datos? R: Optiwork registra todas las acciones sobre archivos con fecha, hora, usuario y dispositivo. Es posible exportar reportes de auditoria en CSV, definir politicas de retencion de datos, controlar quien puede descargar cada documento y revocar accesos de inmediato cuando sea necesario. Estos controles atienden directamente lo que los articulos 37 y 46 de la LGPD exigen en cuanto a registro y proteccion de datos personales.

P: Es posible dar acceso a clientes externos sin que vean otros documentos? R: Si. Optiwork permite crear enlaces de compartir protegidos por login y contrasena, con permisos especificos por carpeta o archivo. El cliente externo accede solo a lo que se le libero, y el acceso queda registrado en el log de auditoria.

P: Como funciona la migracion a Optiwork? R: Optiwork tiene un equipo especializado en migraciones que conduce todo el proceso junto con la empresa: exportacion de datos, creacion de la estructura de carpetas, migracion de archivos y configuracion de permisos. El cliente valida el plan antes de la ejecucion. Contal paso por este proceso sin interrupcion de las operaciones.

P: El soporte de Optiwork esta disponible en espanol? R: Si. El soporte se brinda en espanol, portugues e ingles, via chat y email, con un SLA de respuesta de hasta 5 minutos en horario laboral, por parte del equipo interno de Optiwork.