Case Contal: segurança, LGPD e colaboração na gestão contábil com o Optiwork

TL;DR

A Contal é um escritório de gestão contábil com mais de 20 anos de mercado que precisava de rastreabilidade de arquivos e conformidade com a LGPD
O desafio central era controlar quem acessa, altera e compartilha documentos de clientes, com registro auditável
Com o Optiwork, a Contal passou a ter controle granular de permissões, versionamento automático e auditoria completa de todas as ações nos arquivos
A centralização das ferramentas em uma única plataforma eliminou a necessidade de alternar entre sistemas no dia a dia

Com mais de 20 anos de experiência, a Contal é referência no mercado de gestão contábil. Fundada por Carlos Ludwig e seus sócios, a empresa sempre priorizou a proteção de dados e a eficiência nos processos internos.

Quando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor, a Contal intensificou a busca por uma solução que garantisse segurança, rastreabilidade e controle real sobre os dados de seus clientes.

O desafio: LGPD, acesso remoto e centralização

Escritórios de contabilidade lidam diariamente com informações altamente sensíveis de seus clientes. Dados fiscais, financeiros, folha de pagamento e declarações exigem controle rigoroso de quem acessa o quê, quando e o que faz com essas informações.

Além da conformidade com a LGPD, a Contal precisava de um sistema que permitisse acesso remoto seguro aos arquivos, sem depender de estrutura física ou VPN. Carlos Ludwig, Diretor e Sócio da Contal, explica o contexto:

“Desde o início da LGPD, nos preocupamos muito com a segurança dos dados. Precisávamos de um sistema online que nos permitisse acessar os arquivos de qualquer lugar, inclusive de dentro dos clientes.”

O desafio não era só segurança. A Contal também queria centralizar email, comunicação, projetos e documentação em uma única plataforma, eliminando a troca constante entre ferramentas diferentes no dia a dia da equipe.

A solução encontrada

Após avaliar o mercado, a Contal escolheu o Optiwork. A decisão foi baseada na combinação de segurança, rastreabilidade e abrangência de funcionalidades em uma única plataforma.

“Não encontramos no mercado o que acabamos encontrando no Optiwork. É uma ferramenta completa, que vai desde o gerenciamento de emails e agenda até a possibilidade de fazer videochamadas gravando o arquivo, além da rede social interna e da parte de projetos e papers.” — Carlos Ludwig, Diretor e Sócio da Contal

O time da Contal passou por treinamento completo nas funcionalidades da plataforma, conduzido pela equipe do Optiwork. A migração de dados e a adoção da nova ferramenta aconteceram sem interrupção das operações.

O que mudou na prática

Controle de acesso e rastreabilidade completa

O primeiro ganho sentido foi o controle granular sobre quem acessa o quê. A Contal passou a criar usuários com diferentes níveis de permissão: administradores com acesso geral e usuários com acesso restrito aos arquivos definidos para cada perfil.

Toda ação em qualquer arquivo fica registrada. Quem acessou, quando, o que fez. Esse registro é o que a LGPD exige, e agora a Contal consegue demonstrá-lo com evidência concreta:

“O sistema tem uma robustez bastante grande, porque ele cria usuários administradores, com acesso aos dados gerais, e usuários a nível de user, que têm acesso restrito aos arquivos que definimos. Temos toda uma rastreabilidade do que cada usuário acessa, quando acessa e o que faz com os arquivos.” — Carlos Ludwig

Versionamento automático de documentos

A Contal trabalha com documentos que passam por várias revisões ao longo do tempo. Com o versionamento automático do Optiwork, qualquer versão anterior de um arquivo pode ser recuperada sem depender de cópias manuais ou processos de backup.

“Uma das principais vantagens que percebemos foi o versionamento. Trabalhamos com a plataforma de forma colaborativa, e se eu precisar voltar numa versão anterior, tenho essa possibilidade.” — Carlos Ludwig

Compartilhamento seguro com clientes

Documentos compartilhados com clientes passaram a ser protegidos por login e senha, garantindo que apenas as pessoas certas acessem cada arquivo. Isso resolve uma lacuna comum em escritórios contábeis: a dificuldade de controlar o acesso a documentos enviados externamente.

Centralização do fluxo de trabalho

Com email, chat, videoconferência, projetos e documentação em uma única plataforma, a equipe da Contal parou de alternar entre sistemas durante o dia. O ganho de produtividade foi direto:

“A centralização das atividades em uma única ferramenta dá um ganho de produtividade muito grande. A gente consegue fazer com que a pessoa não fique mudando de tela.” — Carlos Ludwig

Resultado

O Optiwork passou a ser a principal plataforma de trabalho da Contal. A empresa opera com segurança de dados auditável, conformidade com a LGPD documentada, colaboração em tempo real e um único ambiente para todas as ferramentas do dia a dia.

“Estamos muito satisfeitos com o sistema. A gente entende que é uma ferramenta muito inovadora. Não encontramos no mercado o que acabamos encontrando no Optiwork.” — Carlos Ludwig

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Perguntas frequentes

P: O Optiwork é adequado para escritórios de contabilidade? R: Sim. O Optiwork oferece controle granular de permissões por usuário e pasta, rastreabilidade completa de acessos e ações em arquivos, versionamento automático e exportação de relatórios de auditoria em CSV para prestação de contas de LGPD. Essas funcionalidades são especialmente relevantes para escritórios que lidam com dados fiscais e financeiros de clientes.

P: Como o Optiwork ajuda na conformidade com a LGPD? R: O Optiwork registra todas as ações em arquivos com data, horário, usuário e dispositivo. É possível exportar relatórios de auditoria em CSV, definir políticas de retenção de dados, controlar quem pode baixar cada documento e revogar acessos imediatamente quando necessário. Esses controles atendem diretamente ao que os artigos 37 e 46 da LGPD exigem em termos de registro e proteção de dados pessoais.

P: É possível dar acesso a clientes externos sem que eles vejam outros documentos? R: Sim. O Optiwork permite criar links de compartilhamento protegidos por login e senha, com permissões específicas por pasta ou arquivo. O cliente externo acessa apenas o que foi liberado para ele, e o acesso fica registrado no log de auditoria.

P: Como funciona a migração para o Optiwork? R: O Optiwork tem um time especializado em migrações que conduz todo o processo junto com a empresa: exportação dos dados, criação da estrutura de pastas, migração de arquivos e configuração de permissões. O cliente valida o plano antes da execução. A Contal passou por esse processo sem interrupção das operações.

P: O suporte do Optiwork é em português? R: Sim. O suporte é feito em português, via chat e email, com SLA de resposta de até 5 minutos em horário comercial, pelo time interno do Optiwork.