Actualizaciones Optidata Work – Abril 2025

Abril de 2025 trajo una serie de actualizaciones importantes para Optidata Work, mejorando las experiencias en Mail, Drive y Calendar. A continuacion, descubra todas las novedades, mejoras y beneficios para usuarios y equipos.

Feature E-mail

Actualizacion: Visualizacion en lector expandido

Feature de correo electronico corporativo 100% segura. En ella, el usuario tiene acceso a la bandeja de entrada de su correo corporativo y puede: enviar y recibir correos, crear bandejas personalizadas segun el proposito de cada comunicacion, acceder y eliminar comunicaciones marcadas como spam, recuperar mensajes y mas. La feature tambien presenta una interfaz intuitiva y funcional con proteccion avanzada, filtrado anti spam y proteccion contra ataques y fraudes.

Ahora es posible visualizar los correos en el lector expandido. Para abrirlo, basta con hacer doble clic en el correo de la lista, en cualquier carpeta (excepto Borradores), o hacer clic en el boton de expandir visualizacion.

Problemas que soluciona

Sobrecarga de informacion: en bandejas de entrada con muchos correos, la visualizacion expandida ayuda a evitar la sensacion de sobrecarga, permitiendo que los usuarios se concentren en un mensaje a la vez.

Beneficios

Lectura facilitada sin division de atencion: con la pantalla expandida, el usuario puede enfocar su atencion en un unico correo, evitando errores y distracciones que pueden ocurrir cuando el correo se presenta en una pantalla con otra informacion.

---

Alerta de seguridad al hacer clic en enlaces externos

Descripcion

Al hacer clic en enlaces externos, se muestra un mensaje de alerta al usuario, informando que el enlace no pudo ser verificado por Optidata y que, al continuar, sera redirigido fuera de Optiwork Mail.

Problemas que soluciona

Riesgo de malware: los enlaces externos muchas veces pueden conducir a sitios maliciosos que instalan malware. La alerta de seguridad puede ayudar a evitar que los usuarios accedan a estos sitios.

Compromiso de la red corporativa: los enlaces inseguros pueden comprometer toda la red corporativa. Con alertas proactivas, es posible proteger la infraestructura de la empresa.

Beneficios

• Aumento de la concientizacion sobre seguridad: las alertas ayudan a educar a los usuarios sobre los riesgos asociados a enlaces externos, promoviendo una cultura de ciberseguridad dentro de la organizacion.

• Prevencion de phishing: reduccion del riesgo de que los usuarios sean victimas de ataques de phishing, donde los delincuentes intentan enganar a los usuarios para que revelen informacion confidencial.

• Proteccion de datos sensibles: los usuarios pueden ser mas cautelosos al hacer clic en enlaces, protegiendo informacion sensible de la empresa y de los clientes.

• Decision informada: la alerta permite que los usuarios tomen una decision consciente sobre si continuar o no.

• Reduccion de incidentes de seguridad: reduccion de la cantidad de incidentes de seguridad relacionados con correos electronicos, resultando en menos interrupciones en las operaciones de la empresa.

---

Actualizacion: Dirigir el foco del cursor a destinatarios en nuevo correo

Descripcion

Al redactar un nuevo correo, el foco del cursor se dirige al campo de destinatario.

Problemas que soluciona

Fallos en los envios: si el correo no tiene todos los campos completados correctamente, puede no ser recibido por el destinatario.

Frustracion con la interfaz: el usuario puede tener dificultades de navegacion entre los campos.

Beneficios

Reduccion de errores: disminucion de la probabilidad de que el usuario olvide agregar destinatarios o ingrese informacion en el campo equivocado.

Mejora de UX: esta actualizacion hace la interfaz aun mas intuitiva, contribuyendo a la fluidez de la creacion de un correo y facilitando la experiencia del usuario durante esta accion.

Actualizacion: Marcar correo como importante

Descripcion

Ahora es posible marcar correos como importantes haciendo clic en el icono de bandera. Al hacer clic en la pestana “Importante” en el menu lateral, se mostraran todos los mensajes senalizados. Esta funcionalidad no se aplica a mensajes en la carpeta Borradores o Papelera.

Problemas que soluciona

Desorganizacion de la bandeja de entrada y dificultad para encontrar correos antiguos: con un gran volumen de mensajes, la bandeja de entrada puede quedar desorganizada, lo que empeora la experiencia del usuario y puede dificultar la busqueda de envios o correos recibidos.

Beneficios

Priorizacion de tareas/mensajes: marcar un correo como importante ayuda al usuario a identificar rapidamente cuales mensajes requieren atencion inmediata.

Mejor organizacion y seguimiento de mensajes: la actualizacion permite que los usuarios mantengan su bandeja de entrada mas organizada, destacando correos esenciales y minimizando la sobrecarga de informacion.

Mejor gestion del tiempo: al identificar rapidamente los correos que demandan respuesta o accion, los usuarios pueden gestionar mejor su tiempo, enfocandose en lo que realmente importa.

Personalizacion de la experiencia: la actualizacion permite que cada usuario personalice su experiencia de correo segun sus necesidades y preferencias.

---

Actualizacion: Agregar enlace de Call

Descripcion

Al hacer clic en el boton “Agregar enlace de Optiwork Call”, se inserta un enlace de llamada directamente en el cuerpo del texto.

Problemas que soluciona

Olvidos o retrasos por la falta del enlace.

Beneficios

Agilidad y facilidad de contacto: el usuario tiene acceso inmediato al enlace y puede iniciar llamadas instantaneamente.

---

Actualizacion: Mostrar datos del evento del calendario

Descripcion

En la lista de correos, ahora aparece un icono de identificacion de eventos. Ademas, las respuestas a invitaciones y cancelaciones de eventos se muestran en un nuevo formato.

Problemas que soluciona

Olvidos o retrasos por la falta de informacion sobre el evento.

Beneficios

Visualizacion clara y rapida del evento: el usuario tiene acceso a la informacion principal del evento como inicio, fin, organizador e invitados.

Menos olvidos y retrasos: con toda la informacion del evento en el correo, la probabilidad de retrasos u olvidos disminuye considerablemente.

---

Actualizacion: Guardar adjuntos en el Drive

Descripcion

Ahora es posible guardar los adjuntos de los correos directamente en el drive. Al hacer clic en “Guardar todos los adjuntos en el Drive”, todos los archivos se almacenaran en la carpeta seleccionada. Si el usuario prefiere guardar un adjunto individualmente, basta con hacer clic en el boton “Guardar en el Drive” junto al archivo deseado.

Problemas que soluciona

Perdida de tiempo para guardar cada archivo y subirlo individualmente al drive.

Perdida de archivos: el archivo puede perderse entre tantos correos de la bandeja de entrada, impactando en la productividad del usuario.

Beneficios

Practicidad y agilidad: no es necesario abrir otra pestana para entrar al drive, guardar los archivos y luego subirlos al drive. Todo este proceso se realiza con un solo clic en “Guardar todos los adjuntos en el Drive”.

Organizacion: la posibilidad de guardar los archivos directamente desde el correo contribuye a la organizacion de contenidos, reduciendo la posibilidad de perdida de archivos.

---

Actualizacion: Borradores de correos

Descripcion

Ahora, Mail cuenta con la funcionalidad de borradores. Se muestran tanto en la carpeta especifica de borradores como dentro de las conversaciones de correos.

Problemas que soluciona

Interrupcion inesperada durante la redaccion y temor de perder el contenido ya escrito: corte de energia, bloqueo o cualquier otro tipo de imprevisto que cierre Mail.

Error por envio apresurado: envios sin adjunto, sin firma o con errores gramaticales.

Beneficios

Guardado automatico evita la perdida de contenidos: accidentes como cerrar la pestana, bloqueo del navegador o corte de energia pueden ocurrir y, sin el borrador, el contenido se perderia. La funcionalidad evita el retrabajo y disminuye la frustracion del usuario.

Organizacion de ideas: es posible comenzar un correo, tomarse un tiempo para revisarlo o hacer una pausa y luego retomarlo donde lo dejo.

---

Actualizacion: Filtros por correos leidos, no leidos e importantes en las carpetas

Descripcion

Ahora es posible filtrar los correos en cada carpeta por leidos, no leidos e importantes.

Problemas que soluciona

Dificultad para encontrar correos pendientes de respuesta o importantes: sin el filtro, el usuario necesita dedicar mucho tiempo para encontrar un correo, dependiendo de cuando fue recibido.

Desorganizacion de la bandeja de entrada y perdida de correos importantes: si el usuario recibe un alto volumen de correos todos los dias, es muy facil que se pierdan y que su bandeja de entrada quede completamente desorganizada.

Beneficios

Organizacion y agilidad en la visualizacion: ademas de facilitar que los correos se encuentren con mas rapidez, permite que la bandeja de entrada se organice de la mejor forma segun las necesidades del usuario.

---

Actualizacion: Filtros para organizacion de correos

Descripcion

El usuario puede crear filtros personalizados para organizar la bandeja de correo de forma automatica.

Problemas que soluciona

Los mismos problemas presentados en la seccion anterior, sobre la actualizacion de “Filtros por correos leidos, no leidos e importantes en las carpetas”.

Beneficios

Personalizacion de la bandeja de entrada: el usuario tiene libertad para organizar su bandeja de entrada de acuerdo con sus demandas y especificidades.

---

Actualizacion: Interactuar con invitaciones del Calendar

Descripcion

El usuario puede responder a una invitacion del Calendar directamente desde el correo del evento.

Problemas que soluciona

Baja adhesion a las reuniones: invitaciones que demandan muchos pasos pueden ser ignoradas.

Experiencia interrumpida o fragmentada: el usuario necesita salir del correo, es decir, salir del flujo en el que estaba para aceptar la reunion en otra aplicacion o pantalla.

Falta de visibilidad para el organizador: sin una respuesta registrada, el organizador no tiene visibilidad de quienes seran los participantes.

Beneficios

Evita olvidos: al responder inmediatamente, el usuario reduce el riesgo de “dejarlo para despues” y terminar olvidando confirmar o participar.

Agilidad en la respuesta: el usuario puede confirmar o rechazar una reunion con un solo clic, sin necesidad de abrir otras aplicaciones o paginas.

Mayor claridad para quien organiza: las respuestas rapidas ayudan al organizador de la reunion a saber con anticipacion quien va a participar, permitiendo ajustes en la planificacion.

---

Actualizacion: Abrir enlace directo a la carpeta o archivo

Descripcion

Al hacer clic en el archivo adjunto al correo de notificacion, el usuario es dirigido al archivo. El enlace recibido en el correo lleva al usuario a la pagina de elementos compartidos, con el archivo o carpeta compartida ya abierta en pantalla.

Problemas que soluciona

Perdida de tiempo en la ejecucion de multiples pasos para abrir un enlace compartido.

Beneficios

Agilidad y optimizacion del tiempo: con un solo clic, el usuario es dirigido al archivo compartido, lo que contribuye a una experiencia fluida y agil, sin necesidad de multiples pasos y cambios de pestana.

---

Feature Drive

Descripcion General Drive para almacenamiento, colaboracion y organizacion con seguridad maxima. La herramienta permite la gestion de archivos en la nube, compartir con colegas, acceso desde cualquier lugar del mundo y control de permisos de acceso.

Actualizacion: Configuracion para limpieza de papelera y control de versiones

Descripcion

Ahora es posible definir el periodo de retencion de archivos en la papelera y la cantidad maxima de versiones almacenadas.

Problemas que soluciona

Riesgo de mantener archivos sensibles por demasiado tiempo: archivos eliminados, pero no borrados de la papelera, pueden seguir accesibles por mas tiempo del debido, generando riesgos de seguridad.

Gasto excesivo de almacenamiento con versiones antiguas: archivos con muchas versiones pequenas (como documentos colaborativos) pueden ocupar espacio exagerado si no hay un limite.

Beneficios

Mayor control sobre el almacenamiento: permite al usuario o administrador definir politicas de retencion que evitan la acumulacion excesiva de archivos en la papelera o versiones innecesarias.

Optimizacion de espacio: al limitar versiones y vaciar la papelera automaticamente, el drive consume menos almacenamiento, especialmente util en planes con limite de espacio.

Reduccion de costos: evita la necesidad de comprar mas espacio solo por acumulacion de basura o historial excesivo de versiones.

Mejora en el rendimiento del sistema: menos archivos inutiles o versiones antiguas almacenadas ayudan al sistema a funcionar de forma mas ligera y rapida.

---

Actualizacion: Aprobacion de documentos

Descripcion

Ahora es posible solicitar la aprobacion de documentos a otros usuarios.

Problemas que soluciona

Desorganizacion en los procesos de revision y aprobacion: sin una funcionalidad especifica, los usuarios dependen de correos o mensajes sueltos para pedir aprobacion.

Retrasos causados por notificaciones dispersas: al concentrar las solicitudes de aprobacion en el drive, el usuario tiene una vision clara y priorizada de lo que necesita aprobar sin la necesidad de acceder a multiples plataformas o pestanas.

Beneficios

Agilidad en la aprobacion de documentos: el flujo se vuelve mas rapido, ya que el destinatario puede aprobar o rechazar directamente desde la notificacion, sin necesidad de abrir el archivo o navegar por el drive.

Centralizacion de las decisiones: las aprobaciones quedan registradas en un unico lugar (central de notificaciones), lo que facilita el seguimiento y reduce el riesgo de perdida de informacion importante.

Mayor control y trazabilidad: el sistema registra quien aprobo, cuando aprobo y cual era el contenido, aportando mas seguridad y transparencia a los procesos colaborativos.

Reduccion del retrabajo: con la aprobacion formalizada, el riesgo de alteraciones en documentos ya validados o enviados antes de tiempo disminuye considerablemente.

---

Actualizacion: Senalizar archivos importantes y rastrear uso

Descripcion

Se agrego la opcion de senalizar archivos como importantes. Cuando un usuario marca esta opcion, recibe una notificacion en la central de notificaciones sobre las actividades del archivo.

Problemas que soluciona

Dificultad para hacer seguimiento de alteraciones en archivos compartidos: en entornos colaborativos, es comun perder el control de quien modifico que y cuando.

Exceso de verificacion manual: sin notificaciones, el usuario necesita abrir archivos regularmente para ver si hubo cambios.

Beneficios

Seguimiento en tiempo real: con notificaciones automaticas, el usuario se mantiene al tanto de cualquier alteracion, comentario o movimiento en el archivo senalizado.

Reduccion del riesgo de perdida de cambios importantes: con alertas centralizadas, ninguna actualizacion relevante pasa desapercibida.

Mejora en el trabajo colaborativo: en equipos o contextos donde multiples usuarios editan archivos en conjunto y no siempre avisan cuando algo cambia, la actualizacion contribuye a un seguimiento mas preciso.

---

Actualizacion: Auditoria de adjuntos en otras aplicaciones

Descripcion

Se genera informacion de auditoria al agregar archivos del Drive como adjuntos en las aplicaciones Chat, Mail, Projects y Social. Esta informacion se muestra tanto en el menu de auditoria del propio archivo como en la central de auditoria del panel de administracion.

Problemas que soluciona

Dificultad para identificar usos indebidos: sin registros, el compartir documentos sensibles podria pasar desapercibido en correos, chats o proyectos.

Fallos de seguridad: cuando hay sospecha de filtracion o uso incorrecto de archivos, la falta de trazabilidad dificulta la identificacion del responsable y su origen.

Riesgo de incumplimiento de politicas internas o legislaciones (como LGPD): la ausencia de auditoria detallada dificulta la rendicion de cuentas en auditorias.

Beneficios

Facilidad para auditorias internas y externas: con historial unificado, es posible comprobar como se utilizaron los documentos, por quien y en que contextos.

Mayor transparencia en el uso de archivos: siempre que un archivo sea adjuntado en otras aplicaciones, el registro se genera automaticamente, permitiendo el rastreo completo del movimiento.

---

Actualizacion: Central de seguridad

Descripcion

Se creo la central de seguridad de Optiwork. En esta pagina, los administradores pueden habilitar 2FA globalmente y solicitar el cambio de contrasena de los usuarios.

Problemas que soluciona

Riesgo en caso de credenciales filtradas: sin autenticacion en dos pasos, un intruso con contrasena y correo puede tener acceso total.

Dificultad para aplicar politicas de seguridad a gran escala: los administradores necesitan orientar manualmente a los usuarios o depender de la adhesion individual.

Beneficios

Aumento de la proteccion contra accesos indebidos: con la activacion del 2FA para todos los usuarios, la cuenta queda mas segura, incluso en caso de filtracion de contrasenas.

Respuesta rapida a incidentes: la posibilidad de forzar el cambio de contrasena permite reaccionar de forma inmediata en caso de sospechas de compromiso.

Cumplimiento de politicas internas y normas de seguridad: facilita la aplicacion de buenas practicas exigidas por certificaciones y legislaciones como ISO, LGPD y GDPR.

---

Actualizacion: Central de notificaciones

Descripcion

La central fue renovada y cuenta con nuevas funcionalidades: visualizar notificaciones organizadas en las categorias “Para mi” y “General”, las notificaciones no leidas se destacan para facilitar la visualizacion, marcar notificaciones como leidas haciendo clic sobre la notificacion.

Problemas que soluciona

Riesgo de perder alertas importantes: sin destaque para las no leidas, mensajes criticos pueden pasar desapercibidos entre notificaciones antiguas.

Beneficios

Seguimiento de tareas y solicitudes: la nueva estructura ayuda a garantizar que ninguna notificacion relevante pase desapercibida, especialmente en entornos con alto volumen de mensajes.

---

Feature Calendar

Descripcion General Agenda integrada e inteligente creada para organizar compromisos y garantizar un control preciso de los plazos, aumentando la eficiencia diaria.

Actualizacion: Recordatorio de eventos/Notificacion de eventos

Descripcion

Los recordatorios de eventos se envian 10 minutos antes del inicio de cada evento y se muestran en todas las aplicaciones que el usuario tenga abiertas.

Problemas que soluciona

Olvido de reuniones importantes, falta de organizacion y retrasos recurrentes: el olvido de reuniones es bastante comun en el dia a dia, principalmente en dias cargados. Esto puede ocurrir por la falta de una rutina apropiada, acumulacion de demandas o falta de preparacion.

Impacto negativo en la imagen profesional: llegar tarde o sin preparacion puede perjudicar la reputacion del usuario e, incluso, contribuir a una posible amonestacion o despido.

Beneficios

Mejor gestion del tiempo: la funcionalidad contribuye a la puntualidad, evita retrasos u olvidos y ademas le da al usuario un tiempo de “respiro” para prepararse para su proxima agenda.

---

Actualizacion: Personalizar recordatorios de eventos

Descripcion

Los usuarios pueden seleccionar cuando se disparara el recordatorio de un evento, eligiendo entre las opciones disponibles. Si lo prefieren, tambien es posible desactivar la notificacion para el evento.

Problemas que soluciona

Notificaciones en horarios inadecuados: recordatorios fijos no se adaptan a todos los contextos y pueden llegar demasiado temprano o demasiado tarde, impactando en la organizacion del usuario.

Falta de control: el usuario puede sentir que no tiene control de su propia agenda.

Beneficios

Experiencia mas personalizada y mayor autonomia para el usuario: el usuario puede personalizar los recordatorios de acuerdo con sus preferencias.

---

Actualizacion: Agregar grupos a eventos

Descripcion

Es posible agregar grupos directamente a los eventos. Los grupos disponibles para seleccion son aquellos creados en el panel de administracion.

Problemas que soluciona

Adicion manual de participantes a un evento: si el evento tiene muchos invitados, el proceso de invitacion manual puede tomar horas.

Olvidar participantes: la invitacion manual puede llevar al olvido de participantes importantes, lo que no solo impacta en la productividad de la reunion, sino que tambien puede generar incomodidad en el usuario que fue olvidado.

Beneficios

Practicidad y agilidad: agregar grupos a los eventos contribuye a una invitacion rapida y sin errores. Si existe un grupo con todos los miembros del equipo de marketing, por ejemplo, ya no sera necesario agregar cada usuario uno por uno.

Descargar la documentacion