# Optiwork Drive: almacenamiento corporativo con gobernanza, auditoría y versionado integrados > Un Drive corporativo con historial de versiones ilimitado, traza de auditoría completa, flujos formales de aprobación y permisos granulares. Hecho para empresas medianas cuyos archivos ahora tienen peso jurídico, financiero y contractual. **Página:** https://work.optidata.com/es/drive **Relacionados:** [Prueba gratis](https://work.optidata.com/es/free-trial) · [Habla con nuestro equipo](https://work.optidata.com/es/contacto) --- ## Un Drive que recuerda lo que todo otro Drive olvida. Optiwork Drive guarda tus archivos en un solo lugar, y también guarda el historial detrás de ellos: cada versión, edición y carpeta compartida, listos para cualquier auditoría. - **Empezar prueba gratis**. Sin tarjeta de crédito. - O habla con nuestro equipo para un recorrido guiado. --- ## Cuando la empresa crece más allá de "solo guárdalo en el Drive". **Archivos que no puedes auditar.** Tres personas editaron el mismo contrato. Dos guardaron una encima de la otra. Un año después, nadie puede decirte quién cambió qué, cuándo o por qué. La versión que importaba se perdió. **Aprobaciones que no cuentan.** Un pulgar arriba en el chat. Un "aprobado" por correo. Un sí verbal antes de la reunión. Ninguno sobrevive a una revisión financiera, a una disputa con un proveedor o a una verificación de cumplimiento. **Permisos que se desvían.** Una carpeta compartida una vez con un proveedor, nunca revocada. Un exempleado todavía en un enlace compartido. Una planilla de presupuesto abierta a toda la empresa por accidente. Cada trimestre, una fuga silenciosa. --- ## Un Drive hecho para archivos que pesan ### Gobernanza desde el primer guardado Permisos granulares por carpeta, grupo y usuario, además del monitoreo de archivos importantes que te avisa en el instante en que alguien abre, edita, comparte o descarga. ### Versionado que no caduca Cada guardado es una versión. Cada versión es recuperable. Sin límite de 30 días, sin límite de 180 días, sin límite de cantidad de versiones. Vuelve un contrato al borrador del martes pasado, o compara dos versiones lado a lado, con tres años de diferencia. ### Aprobaciones que cuentan como aprobaciones Solicitudes formales de aprobación con plazos, notas para los aprobadores y un control de permiso de descarga. Cada decisión, pendiente, aprobada o rechazada, registrada en el propio archivo y seguida en tu Central de Notificaciones. ### Una traza de auditoría que le entregas al auditor Quién hizo qué, cuándo, desde qué IP y dispositivo, cada acción en cada archivo, registrado. Mira qué enlaces de uso compartido se hicieron públicos, qué se bloqueó, desbloqueó o eliminó. Búscalo, fíltralo y exporta el reporte para el área legal o de cumplimiento. --- ## Funciones que tu sistema de archivos por fin tiene. ### Historial de versiones ilimitado Cada versión de cada archivo, conservada por el tiempo que defina tu política de retención. Haz clic derecho en cualquier archivo, abre Información, y la pestaña Versionado muestra quién guardó cada versión, cuándo y desde dónde. Descarga o restaura cualquier versión anterior en un clic. ### Flujos formales de aprobación Envía un contrato, una política, una línea de presupuesto para aprobación formal. Elige los aprobadores, define un plazo, escribe una nota y decide si pueden descargar o solo ver. Los aprobadores pueden rechazar con una justificación, y el registro completo de la decisión queda en el archivo para siempre. ### Monitoreo de archivos importantes Marca un archivo como Importante y el sistema lo vigila por ti. Cualquier visualización, edición, uso compartido o descarga de otro usuario dispara una notificación en tu Central de Notificaciones. Útil cuando "esto no puede salir mal" realmente lo significa. ### Permisos granulares, hasta el nivel del usuario Uso compartido interno con los niveles de permiso Ver, Editar o Gestionar. Uso compartido por enlace externo con protección con contraseña, exigencia de confirmación por correo, controles de descarga y controles de subida para carpetas. Revoca cualquier acceso en un clic. ### Traza de auditoría completa, exportable Cada acción en cada archivo (abrir, editar, compartir, descargar, renombrar, mover, duplicar, copiar, eliminar, restaurar, cambio de permiso, cambio de estado de aprobación) registrada con usuario, hora, acción e IP de origen. Exportable para revisión de cumplimiento. ### Recuperación inteligente, retorno en 30 días Papelera inteligente con restauración en un clic para archivos y carpetas eliminados. Activa "Mostrar elementos eliminados" dentro de cualquier carpeta para ver lo que se puede recuperar ahí mismo. La eliminación permanente exige una segunda acción deliberada. ### Archivos conectados a tus clientes y proyectos Vincula cualquier archivo a un contacto, a un proyecto en ejecución o a un flujo de aprobación. La propuesta, el contrato firmado, el borrador del contrato, todo adjunto al cliente al que pertenece y al proyecto que apoya. ### Optiwork AI, nativa en el Drive Genera documentos, notas e imágenes directo dentro del Drive. La IA guarda el resultado directo en la carpeta donde estás, con los mismos permisos y el mismo registro de auditoría aplicados. Atada a la estructura de carpetas gestionada por tu empresa, sin ejecutarse nunca fuera de ella. --- ## Lo que incluye Optiwork Drive. ### Almacenamiento y organización - Carpetas de empresa: estructura raíz controlada por el admin con permisos bloqueados, configurada por el administrador de tu espacio de trabajo - Compartidos conmigo: cada archivo o carpeta compartido en tu espacio de trabajo - Compartidos por mí: cada archivo o carpeta que compartiste, en una sola vista - Favoritos: fija archivos y carpetas para acceso en un clic - Importantes: marca un archivo y monitorea cada interacción en él - Aprobaciones: pestañas Recibidas y Enviadas, con el estado de cada solicitud - Recientes: retoma donde lo dejaste, en escritorio y en celular - Elementos eliminados: eliminación reversible por 30 días con recuperación en un clic - Etiquetas: aplica etiquetas de categoría o prioridad, filtra desde la barra lateral ### Operaciones de archivo - Subida por el botón del sistema, arrastrar y soltar, copiar y pegar desde el portapapeles o escaneo de QR desde el celular - Subida de carpeta conservando la estructura anidada - Mover a otra carpeta - Duplicar dentro de la misma carpeta - Copiar a otra carpeta - Renombrar, descargar, restaurar de la papelera - Eliminación permanente con confirmación - Filtro "Mostrar elementos eliminados" integrado dentro de cualquier carpeta ### Versionado e historial - Historial de versiones ilimitado, sin caducidad por defecto - Pestaña Versionado en cada archivo: quién guardó cada versión, cuándo, desde dónde - Descarga cualquier versión anterior - Restaura cualquier versión anterior en un clic - Compara versiones lado a lado ### Uso compartido y control de acceso - Uso compartido interno con tres niveles de permiso: - Solo ver: ve el contenido, sin cambios - Editar (y ver): edita, sube archivos a la carpeta, ve el contenido - Gestionar: acceso total, incluida la eliminación - Uso compartido por enlace externo con: - Control Permitir descarga - Control Permitir subida (solo carpetas) - Exigir confirmación por correo antes del acceso - Protección del enlace con contraseña - Envía por correo, por enlace protegido o por envío directo - Deja de compartir con un clic ### Aprobaciones - Pide aprobación en cualquier archivo con plazo y nota para los aprobadores - Elige varios aprobadores - Define si los aprobadores pueden descargar o solo ver - Los aprobadores pueden rechazar con una justificación registrada en el archivo - Estados Pendiente, Aprobado y Rechazado registrados para siempre - Seguido en la Central de Notificaciones para cada participante ### Optiwork AI, dentro del Drive - Crear texto: genera un documento de nota en la carpeta actual - Crear imagen: genera una imagen en la carpeta actual - La IA se ejecuta solo dentro de carpetas gestionadas por la empresa, con registro de auditoría completo y los permisos de la carpeta aplicados ### Gobernanza y monitoreo - Monitoreo de archivos importantes con notificaciones de visualización, edición, uso compartido y descarga de otros usuarios - Traza de auditoría completa por archivo (usuario, hora, IP, acción) - Registro de auditoría exportable para revisión de cumplimiento - Permisos granulares por carpeta, grupo y usuario - Configuración de política de retención a nivel del espacio de trabajo ### Seguridad - Autenticación de dos factores vía Optiwork Mobile o cualquier app de autenticación estándar (Google Authenticator, 1Password, Authy) - Cifrado en tránsito y en reposo - Infraestructura lista para ISO 27001 - SSO SAML disponible en los planes Enterprise - Purgas de retención programadas para cargas reguladas (Enterprise) ### Tipos de archivo, móvil e integraciones - Previsualiza más de 200 formatos de archivo al instante - Edición nativa de .docx, .xlsx, .pptx sin pérdida de formato - Soporte de PDF en todo el producto - Apps móviles para iOS y Android con subida, previsualización y uso compartido completos - Subida por código QR en el celular, directo en la carpeta correcta - Archivos vinculables a contactos, proyectos y flujos de aprobación - Un único registro de auditoría en todo el espacio de trabajo Optiwork --- ## Nativo en el espacio de trabajo que tu equipo ya usa. Optiwork Drive no es un producto de almacenamiento aislado. Es la capa de archivos del mismo espacio de trabajo que tu equipo usa para correo, chat, proyectos y calendarios. Eso significa: - Un archivo compartido en el chat es el mismo archivo en el Drive - Una aprobación pedida en Proyectos es la misma aprobación registrada en el Drive - Un contrato vinculado a un contacto es visible tanto en la ficha del contacto como en el archivo - Permisos, traza de auditoría e historial de versiones aplican en todas partes donde aparece el archivo Un solo entorno, un solo registro de auditoría, una sola fuente de verdad. --- ## Trae tus carpetas. Conserva tus permisos. Las migraciones medianas se rompen en tres cosas: permisos perdidos, historial de versiones perdido y un cambio a medias que se arrastra por seis meses. Nosotros nos encargamos de las tres. - Estructura de carpetas reconstruida una a una, incluidos los permisos anidados - Acceso de grupos y usuarios existente mapeado, no aplanado a "solo lectura" - Enlaces externos compartidos reemitidos, revalidados y vueltos a proteger - Archivos .docx, .xlsx, .pptx, .pdf y más de 200 formatos más abren y se previsualizan de forma nativa - Cambio lado a lado: tu entorno anterior se mantiene en pie hasta que tu equipo se haya mudado por completo, carpeta por carpeta - Ventana de recuperación de 30 días tras el cambio, con el historial de versiones importado siempre que el sistema de origen lo permitió [Planea tu migración con nuestro equipo](https://work.optidata.com/es/contacto) --- ## Preguntas frecuentes ### ¿Cuánto tiempo se guarda el historial de versiones? Cada versión de cada archivo, sin caducidad por defecto. Abre el panel de Información de cualquier archivo, ve a la pestaña Versionado y verás cada guardado, quién lo hizo y cuándo. La retención es configurable a nivel del espacio de trabajo para las organizaciones que necesitan purga programada. ### ¿Qué registra realmente la traza de auditoría? Cada acción en cada archivo: abrir, editar, compartir, descargar, renombrar, mover, duplicar, copiar, eliminar, restaurar, cambio de permiso, cambio de estado de aprobación. Cada registro incluye usuario, hora, acción e IP de origen. Exportable a CSV y PDF. ### ¿Podemos controlar exactamente lo que pueden hacer los destinatarios externos? Sí. Cada uso compartido externo te deja activar Permitir descarga, exigir confirmación por correo antes del acceso y proteger el enlace con contraseña. Para carpetas, también puedes activar Permitir subida. Cada acción externa queda registrada en el archivo, y puedes dejar de compartir en un clic. ### ¿Qué niveles de permiso podemos definir para el uso compartido interno? Tres niveles: Solo ver (acceso de lectura), Editar (leer y escribir, más subir) y Gestionar (acceso total, incluida la eliminación). Se define a nivel de carpeta y se hereda hacia abajo, o se sobrescribe por subcarpeta. ### ¿Dónde funciona Optiwork AI y dónde no? La IA se ejecuta solo dentro de carpetas gestionadas por la empresa, con los permisos y el registro de auditoría de la carpeta aplicados. No puede generar contenido en carpetas personales de borrador ni fuera del espacio de trabajo gobernado. Esto mantiene el contenido generado auditable y atado a tu arquitectura de información. ### ¿Cómo funciona la autenticación de dos factores? Dos opciones: la app Optiwork Mobile (aprobación por push al iniciar sesión) o cualquier app de autenticación estándar, incluidas Google Authenticator, 1Password y Authy. Configurable por usuario en Seguridad, en el menú de la cuenta. ### ¿Cómo subimos carpetas grandes o migramos a gran escala? La subida estándar admite arrastrar y soltar, selector del sistema, copiar y pegar y subida de carpetas. Para transferencias muy grandes, tu analista de Customer Success planea una migración en el servidor que conserva la estructura, los permisos y el historial de versiones siempre que el sistema de origen lo permita. ### ¿Nuestros archivos actuales seguirán funcionando? Sí. .docx, .xlsx, .pptx, .pdf y más de 200 formatos más se muestran de forma nativa en la vista previa y se abren en nuestro editor colaborativo para edición directa. Los archivos de Office van y vuelven sin pérdida. ### ¿Los datos están seguros? ¿Dónde residen? Los archivos están cifrados en tránsito y en reposo. La infraestructura está lista para ISO 27001 y alojada en Brasil. Los planes Enterprise añaden infraestructura dedicada, SSO SAML, purgas de retención programadas y opciones granulares de residencia de datos. Tus datos son exportables, en formatos estándar, en cualquier momento. ### ¿Cómo funciona la prueba? 14 días, acceso completo, todas las funciones desbloqueadas. Sin tarjeta de crédito. La ayuda con la migración está incluida durante la prueba, así puedes mover un equipo piloto antes de decidir. --- ## Empieza ahora Tus contratos, aprobaciones y archivos listos para auditoría merecen un Drive hecho para ellos. Empieza con una prueba de 14 días del producto completo. Mueve un equipo piloto durante la prueba, con nuestra ayuda en la migración, y mira la traza de auditoría que te faltaba. - [Empezar prueba gratis](https://work.optidata.com/es/free-trial). Sin tarjeta de crédito. Cancela cuando quieras. - [Agenda una demo de 30 minutos](https://work.optidata.com/es/contacto)