# Caso Contal: seguridad, proteccion de datos y colaboracion en la gestion contable con Optiwork > Con mas de 20 anos en el mercado, Contal necesitaba trazabilidad de archivos, cumplimiento de proteccion de datos y centralizacion de las operaciones. Mira como Optiwork lo resolvio. *Publicado: 2025-05-07 · Autor: Patrick Dal Ponte · Categoria: Caso de Exito* *Tags: caso de exito, optiwork, contabilidad, proteccion de datos, seguridad, trazabilidad* HTML canonico: https://work.optidata.com/es/blog/case-contal --- **TL;DR** - Contal es un despacho de gestion contable con mas de 20 anos en el mercado que necesitaba trazabilidad de archivos y cumplimiento de proteccion de datos - El desafio central era controlar quien accede, modifica y comparte documentos de clientes, con registro auditable - Con Optiwork, Contal paso a tener control granular de permisos, versionado automatico y auditoria completa de todas las acciones sobre los archivos - La centralizacion de las herramientas en una unica plataforma elimino la necesidad de alternar entre sistemas en el dia a dia --- Con mas de 20 anos de experiencia, Contal es una referencia en el mercado de gestion contable. Fundada por Carlos Ludwig y sus socios, la empresa siempre prioriza la proteccion de datos y la eficiencia en sus procesos internos. Cuando la Ley General de Proteccion de Datos (LGPD) de Brasil entro en vigor, Contal intensifico la busqueda de una solucion que garantizara seguridad, trazabilidad y control real sobre los datos de sus clientes. ## El desafio: proteccion de datos, acceso remoto y centralizacion Los despachos contables manejan a diario informacion altamente sensible de sus clientes. Datos fiscales, financieros, nomina y declaraciones exigen un control riguroso de quien accede a que, cuando y que hace con esa informacion. Ademas del cumplimiento de la LGPD, Contal necesitaba un sistema que permitiera acceso remoto seguro a los archivos, sin depender de infraestructura fisica ni VPN. Carlos Ludwig, Director y Socio de Contal, explica el contexto: > "Desde el inicio de la LGPD nos preocupamos mucho por la seguridad de los datos. Necesitabamos un sistema online que nos permitiera acceder a los archivos desde cualquier lugar, incluso desde las oficinas de los clientes." El desafio no era solo de seguridad. Contal tambien queria centralizar email, comunicacion, proyectos y documentacion en una unica plataforma, eliminando el cambio constante entre herramientas en el dia a dia del equipo. ## La solucion Despues de evaluar el mercado, Contal eligio Optiwork. La decision se baso en la combinacion de seguridad, trazabilidad y amplitud de funcionalidades en una unica plataforma. > "No encontramos en el mercado lo que terminamos encontrando en Optiwork. Es una herramienta completa, que va desde la gestion de emails y agenda hasta la posibilidad de hacer videollamadas grabando el archivo, ademas de la red social interna y la parte de proyectos y papers." > — *Carlos Ludwig, Director y Socio de Contal* ![Herramientas integradas de Optiwork](https://work.optidata.com/optiwork-tools.png) El equipo de Contal paso por una capacitacion completa en las funcionalidades de la plataforma, conducida por el equipo de Optiwork. La migracion de datos y la adopcion de la nueva herramienta sucedieron sin interrupcion de las operaciones. ## Que cambio en la practica ### Control de acceso y trazabilidad completa La primera ganancia percibida fue el control granular sobre quien accede a que. Contal paso a crear usuarios con distintos niveles de permiso: administradores con acceso general y usuarios con acceso restringido a los archivos definidos para cada perfil. Toda accion sobre cualquier archivo queda registrada. Quien accedio, cuando y que hizo. Ese registro es lo que la LGPD exige, y ahora Contal puede demostrarlo con evidencia concreta: > "El sistema tiene una robustez bastante grande, porque crea usuarios administradores, con acceso a los datos generales, y usuarios a nivel de user, con acceso restringido a los archivos que definimos. Tenemos toda la trazabilidad de lo que cada usuario accede, cuando accede y que hace con los archivos." > — *Carlos Ludwig* ### Versionado automatico de documentos Contal trabaja con documentos que pasan por varias revisiones a lo largo del tiempo. Con el versionado automatico de Optiwork, cualquier version anterior de un archivo puede recuperarse sin depender de copias manuales ni procesos de backup. > "Una de las principales ventajas que notamos fue el versionado. Trabajamos con la plataforma de forma colaborativa, y si necesito volver a una version anterior, tengo esa posibilidad." > — *Carlos Ludwig* ### Compartir de forma segura con los clientes Los documentos compartidos con clientes pasaron a estar protegidos por login y contrasena, garantizando que solo las personas correctas accedan a cada archivo. Esto resuelve una brecha comun en los despachos contables: la dificultad de controlar el acceso a documentos enviados externamente. ### Centralizacion del flujo de trabajo Con email, chat, videoconferencia, proyectos y documentacion en una unica plataforma, el equipo de Contal dejo de alternar entre sistemas durante el dia. La ganancia de productividad fue directa: > "La centralizacion de las actividades en una unica herramienta da una ganancia de productividad muy grande. Logramos que la persona no este cambiando de pantalla." > — *Carlos Ludwig* ## Resultado Optiwork paso a ser la principal plataforma de trabajo de Contal. La empresa opera con seguridad de datos auditable, cumplimiento de LGPD documentado, colaboracion en tiempo real y un unico entorno para todas las herramientas del dia a dia. > "Estamos muy satisfechos con el sistema. Entendemos que es una herramienta muy innovadora. No encontramos en el mercado lo que terminamos encontrando en Optiwork." > — *Carlos Ludwig* --- [Comienza la prueba gratis](https://work.optidata.com/es/free-trial) y mira como Optiwork funciona para tu tipo de empresa. Prefieres verlo antes de contratar? [Agenda una demostracion](https://calendar.work.optidata.cloud/calendar/appointment/links/a11e94c4-6e20-493c-bf9f-owt1-d4145c7dd285/view?language=es-ES) con nuestro equipo. --- ## Preguntas frecuentes **P: Optiwork es adecuado para despachos contables?** R: Si. Optiwork ofrece permisos granulares por usuario y carpeta, trazabilidad completa de accesos y acciones sobre los archivos, versionado automatico y exportacion de reportes de auditoria en CSV para el cumplimiento de proteccion de datos. Estas funcionalidades son especialmente relevantes para los despachos que manejan datos fiscales y financieros de clientes. **P: Como ayuda Optiwork en el cumplimiento de la proteccion de datos?** R: Optiwork registra todas las acciones sobre archivos con fecha, hora, usuario y dispositivo. Es posible exportar reportes de auditoria en CSV, definir politicas de retencion de datos, controlar quien puede descargar cada documento y revocar accesos de inmediato cuando sea necesario. Estos controles atienden directamente lo que los articulos 37 y 46 de la LGPD exigen en cuanto a registro y proteccion de datos personales. **P: Es posible dar acceso a clientes externos sin que vean otros documentos?** R: Si. Optiwork permite crear enlaces de compartir protegidos por login y contrasena, con permisos especificos por carpeta o archivo. El cliente externo accede solo a lo que se le libero, y el acceso queda registrado en el log de auditoria. **P: Como funciona la migracion a Optiwork?** R: Optiwork tiene un equipo especializado en migraciones que conduce todo el proceso junto con la empresa: exportacion de datos, creacion de la estructura de carpetas, migracion de archivos y configuracion de permisos. El cliente valida el plan antes de la ejecucion. Contal paso por este proceso sin interrupcion de las operaciones. **P: El soporte de Optiwork esta disponible en espanol?** R: Si. El soporte se brinda en espanol, portugues e ingles, via chat y email, con un SLA de respuesta de hasta 5 minutos en horario laboral, por parte del equipo interno de Optiwork.