Optiwork en evolución: todo lo que cambió de mayo de 2025 a marzo de 2026

TL;DR

Centro de Seguridad con 2FA global y controles de contraseña para toda la empresa
Flujo completo de aprobación de documentos, incluyendo aprobación externa y plazo de expiración
Mail en mobile, múltiples mailboxes y conversión de email en tarea
Projects con tareas recurrentes, plantillas, relación entre tareas y campos personalizados
SmartBook: agendamiento público integrado con Calendar, con enlaces configurables y generación automática de enlace de reunión
Aprobaciones disponibles en mobile, con seguimiento desde cualquier lugar

En los últimos 11 meses, Optiwork pasó por una de sus fases de evolución más intensas. Nuevos módulos, nuevas funcionalidades, mejoras estructurales y una expansión significativa de lo que se puede hacer dentro de la plataforma.

Este artículo reúne las principales actualizaciones de mayo de 2025 a marzo de 2026, organizadas por tema para facilitar la lectura. Si ya usa Optiwork, es una guía de lo que está disponible y quizás aún no conoce. Si todavía está evaluando la plataforma, es una muestra del ritmo con que evoluciona el producto.

1. Seguridad y gobernanza

Centro de Seguridad

En marzo de 2025, Optiwork lanzó el Centro de Seguridad: un panel dedicado para que los administradores gestionen la política de acceso de toda la empresa en un único lugar.

Desde allí, es posible activar el 2FA obligatorio para todos los usuarios de la base. Quienes aún no tienen el 2FA configurado pueden iniciar sesión, pero son redirigidos directamente a la página de seguridad para registrar un dispositivo antes de continuar. También es posible solicitar el restablecimiento de contraseña para usuarios específicos.

Auditoría ampliada

El centro de auditoría de Optiwork ganó alcance a lo largo del periodo. Además del registro de acceso a archivos, ahora se auditan:

Carpetas empresariales: creación, renombrado, eliminación y gestión de permisos
Grupos: creación, edición, eliminación y agregado o remoción de miembros
Descargas en lote: cada archivo descargado en paquete genera registro individual
Uso de archivos de Drive como adjuntos en Chat, Mail, Projects y Social

En julio de 2025 se agregó la opción de exportar el reporte de auditoría en CSV, con filtros por usuario, acción, periodo y tipo de archivo. Esto facilita la rendición de cuentas tanto en auditorías internas como en exigencias de conformidad LGPD.

Control de descargas y permisos

A partir de agosto de 2025, los usuarios con acceso solo de visualización — sea por compartir directo o en carpetas de trabajo — ya no pueden descargar archivos. El control de lo que se puede descargar pasó a formar parte de la política de permisos, no solo una restricción manual.

También se agregó soporte a autenticador externo para el 2FA, y en marzo de 2026 el administrador puede configurar el intervalo de revalidación del 2FA: de 1 día a 1 mes, según la política de seguridad de la empresa.

2. Aprobación de documentos

El flujo de aprobación de documentos fue uno de los módulos que más evolucionaron en el periodo. Lo que comenzó como una funcionalidad básica en marzo de 2025 se convirtió en un proceso completo de validación con trazabilidad total.

De lo básico a lo completo

En marzo de 2025 se lanzó la aprobación de documentos: la posibilidad de solicitar validación a otros usuarios, con estado visible (Pendiente, Aprobado o Rechazado) y notificación en el centro de notificaciones para todos los involucrados.

A lo largo de los meses siguientes, el flujo ganó:

Aprobación externa: personas fuera de la empresa reciben un email, acceden al documento y aprueban o rechazan con verificación por código — sin necesidad de tener cuenta en Optiwork
Nota de aprobación: campo adicional para que el solicitante incluya un mensaje específico para los aprobadores
Plazo de expiración: define una validez para la solicitud, con remoción automática de los accesos otorgados al vencer el plazo
Columna de notas en la página de aprobaciones: visible tanto en solicitudes recibidas como enviadas

Bloqueo automático durante aprobaciones

En marzo de 2026 se implementó el bloqueo automático de documentos con aprobaciones pendientes. Mientras haya solicitudes abiertas, el archivo queda bloqueado para edición, con el registro del bloqueo en el historial y en la auditoría del documento.

Si el documento se modifica después de enviarlo a aprobación, los aprobadores que aún no respondieron reciben un indicador de modificación y solo pueden rechazar — no aprobar — hasta que el solicitante reenvíe la aprobación con la versión actualizada.

Aprobaciones en mobile

En marzo de 2026, la aprobación de documentos llegó a la aplicación mobile. Es posible visualizar solicitudes recibidas y enviadas, acompañar el estado de cada aprobador y crear nuevas solicitudes directamente desde el menú contextual del archivo.

3. Mail

Múltiples mailboxes

En marzo de 2026 llegó una de las actualizaciones más pedidas de Mail: la posibilidad de gestionar múltiples direcciones de email en una única cuenta Optiwork. Es posible alternar entre bandejas de entrada distintas sin cambiar de login ni acceder a bases separadas.

Convertir email en tarea

También en marzo de 2026, los emails se pueden convertir en tareas de Projects con un clic. Al hacer clic derecho sobre un email, aparece la opción “Crear tarea en Optiwork Projects” en el menú. El asunto del email se vuelve título de la tarea, y el cuerpo se vuelve descripción, con enlace directo al mensaje original.

Otras mejoras de Mail

A lo largo del periodo, Mail ganó una serie de funcionalidades que hacen el uso diario más eficiente:

Confirmación de lectura: al enviar un email, es posible solicitar confirmación de apertura por parte del destinatario (mayo/2025)
Filtros personalizados: creación de reglas automáticas para organizar la bandeja de entrada (marzo/2025)
Atajos de contacto: grupos de emails frecuentes con nombre de atajo para autocompletado en el campo de destinatario (noviembre/2025)
Compartir carpetas de email: las carpetas se pueden compartir con otros usuarios de la empresa para visualización y respuesta conjunta (diciembre/2025)
Personalización del color de las carpetas: cada carpeta puede tener un color para identificación rápida (noviembre/2025)
Alerta de seguridad en enlaces externos: aviso al hacer clic en enlaces no verificados por Optiwork (febrero/2025)
Guardar adjuntos directamente en Drive sin necesidad de descargar primero (febrero/2025)

4. Projects

El módulo de proyectos pasó por una de las evoluciones más significativas del periodo, con foco en dar más estructura a los equipos que gestionan múltiples proyectos en paralelo.

Tareas recurrentes

A partir de enero de 2026, las tareas se pueden configurar para repetirse automáticamente en intervalos definidos: diario, semanal, mensual y otros, siguiendo el mismo patrón de Calendar. Las nuevas ocurrencias se generan sin fecha de vencimiento y se posicionan en la columna definida por el usuario.

Plantillas de tareas

También en enero de 2026 llegaron las plantillas de tareas. Es posible crear una tarea estándar y guardarla como plantilla, disponible para todos los proyectos (global) o solo para el proyecto actual. Al crear una nueva tarea, basta con elegir una plantilla y ajustar lo que sea necesario.

Relación entre tareas

Las tareas se pueden vincular entre sí con distintos tipos de relación, y es posible marcar una tarea como dependiente de otra. Este recurso facilita el seguimiento de tareas complejas sin duplicar información.

Campos personalizados

Los campos personalizados llegaron a Projects en febrero de 2026 y se ampliaron en marzo. Es posible crear campos de tipo texto o numérico, definir si son obligatorios, configurar un valor predeterminado y elegir si el campo es global (disponible en todos los proyectos) o específico de un proyecto.

Otras mejoras de Projects

Duplicar y transferir tareas entre proyectos, con selección de lista de destino (enero/2026)
Fijar tareas en la parte superior de las columnas en el Kanban (enero/2026)
Mencionar tareas usando # dentro de descripciones y comentarios (enero/2026)
Checklists dentro de tareas, con cálculo automático de progreso (marzo/2026)
Mis tareas en el menú lateral, con todas las tarjetas asignadas al usuario (febrero/2026)
Duplicar proyectos enteros desde el menú de tres puntos (diciembre/2025)
Acceso público a proyectos vía enlace, con visualización solo lectura (octubre/2025)

5. Talk (antes Chat)

Renombrado a Talk

En marzo de 2026, el módulo Chat pasó a llamarse Talk, reflejando la evolución de lo que el módulo representa dentro de Optiwork: no solo intercambio de mensajes, sino un ambiente de comunicación institucional integrado a los proyectos y procesos de la empresa.

Estado del usuario en las conversaciones

Talk pasó a mostrar el estado y el mensaje personalizado de cada participante directamente en las conversaciones. La información se actualiza automáticamente conforme el usuario actualiza su perfil, facilitando la visibilidad de disponibilidad en tiempo real.

Otras mejoras de Talk

Highlights: marcar mensajes destacados para todos los miembros de un grupo, con listado en el menú lateral (noviembre/2025)
Conversaciones favoritas: marcar conversaciones para acceso rápido en el menú lateral (noviembre/2025)
Categorías de conversaciones: nueva barra lateral con filtros Todas, Contactos, Grupo y Grupos externos (octubre/2025)
Conversaciones por enlace: acceso directo a conversaciones específicas vía enlace compartido (enero/2026)
Barra de formato flotante: aparece al seleccionar texto para formato rápido (septiembre/2025)
Marcar mensajes como leídos o no leídos (septiembre/2025)

6. Mobile

La aplicación mobile de Optiwork tuvo una expansión significativa en el periodo, llegando a tener recursos que antes eran exclusivos de la versión web.

Mail en mobile: en octubre de 2025, Mail se lanzó en la app con visualización, escritura, filtros, archivado y respuesta a invitaciones de Calendar
Aprobaciones en mobile: en marzo de 2026, el flujo completo de aprobación de documentos llegó a la app
2FA en mobile: quienes tienen autenticación en dos pasos activa también deben confirmar al acceder por el celular (enero/2026)
Centro de notificaciones en el menú inferior, con acceso más rápido (febrero/2026)
Configuración de aplicación inicial: es posible definir qué módulo se abre automáticamente al iniciar la app (febrero/2026)
Colores de carpetas de email en mobile, siguiendo la configuración hecha en la versión web (febrero/2026)
Visualización de adjuntos listados en los emails sin necesidad de abrir el contenido (enero/2026)

7. Papers, Calendar, Call y Sync

Papers

Sección de favoritos en el menú lateral para acceso rápido a páginas marcadas (marzo/2026)
Edición rápida: al hacer clic en editar, la edición comienza inmediatamente, sin confirmación manual (marzo/2026)
Acceso público: las páginas se pueden compartir por enlace para usuarios externos sin cuenta en Optiwork (diciembre/2025)
Editor de texto actualizado con menú de formato por barra / y opciones de arrastrar bloques (septiembre/2025)
Notificación de contenidos no leídos: indicadores visuales en categorías y páginas con novedades (enero/2026)

Calendar

Visualización de disponibilidad de horario de los invitados al crear un evento (enero/2026)
Recurrencia personalizada: ajuste fino de frecuencia y patrón de repetición (noviembre/2025)
Respuesta a invitaciones directamente desde el email del evento (marzo/2025)
Recordatorios personalizables por evento (marzo/2025)
Adición de grupos directamente en los eventos (febrero/2025)

SmartBook — agendamiento público integrado con Calendar (enero/2026)

SmartBook permite crear uno o más enlaces públicos de agendamiento, cada uno con configuraciones propias: duración de la reunión, días de la semana disponibles y límite de agendamientos por día para evitar overbooking.

Quien recibe el enlace accede a una página pública, elige el horario disponible y confirma los datos. El sistema verifica automáticamente la disponibilidad en el Calendar de Optiwork y genera el enlace de la reunión vía Call — sin necesidad de ninguna herramienta externa.

Para equipos comerciales, esto resuelve un problema concreto: en lugar de intercambiar emails para alinear horario, el vendedor envía un enlace y el prospect agenda solo. Patrick Dal Ponte, Head of Growth de Optiwork, usa este recurso para agendar demostraciones con prospects. Vea cómo funciona en la práctica.

Call

Invitar usuarios a una llamada en curso directamente desde la interfaz (marzo/2026)
Sala de espera para ajuste de cámara y micrófono antes de entrar a la reunión (octubre/2025)
Función de levantar la mano durante llamadas (noviembre/2025)
Reacciones Aplaudir y Celebrar con efecto sonoro (febrero/2026)
Interfaz rediseñada con acceso más rápido a configuraciones y grabación (febrero/2026)

Sync

Materialización de archivos: creación de atajos locales para archivos en la nube, útil para Photoshop, CAD y aplicaciones con referencias externas (septiembre/2025)
Opciones de resolución de conflicto de versión al editar el mismo archivo por canales distintos (diciembre/2025)
Cancelación de descargas en curso (febrero/2026)
Copiar archivos al portapapeles desde Sync (septiembre/2025, solo Windows)

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