Optiwork em evolução: tudo que mudou de maio de 2025 a março de 2026

TL;DR

Central de Segurança com 2FA global e controles de senha para toda a empresa
Fluxo completo de aprovação de documentos, incluindo aprovação externa e prazo de expiração
Mail no mobile, múltiplas mailboxes e conversão de email em tarefa
Projects com recorrência de tarefas, modelos, relacionamento entre tarefas e campos personalizados
SmartBook: agendamento público integrado ao Calendar, com links configuráveis e geração automática de link de reunião
Aprovações disponíveis no mobile, com acompanhamento em qualquer lugar

Nos últimos 11 meses, o Optiwork passou por uma das suas fases de evolução mais intensas. Novos módulos, novas funcionalidades, melhorias estruturais e uma expansão significativa do que é possível fazer dentro da plataforma.

Este artigo reúne as principais atualizações de maio de 2025 a março de 2026, organizadas por tema para facilitar a leitura. Se você já usa o Optiwork, é um guia do que está disponível e talvez ainda não conheça. Se ainda está avaliando a plataforma, é uma amostra do ritmo com que o produto evolui.

1. Segurança e governança

Central de Segurança

Em março de 2025, o Optiwork lançou a Central de Segurança, um painel dedicado para administradores gerenciarem a política de acesso de toda a empresa em um só lugar.

A partir dela, é possível ativar o 2FA obrigatório para todos os usuários da base. Quem ainda não tem o 2FA configurado consegue fazer login, mas é redirecionado diretamente para a página de segurança para registrar um dispositivo antes de continuar. Também é possível solicitar a redefinição de senha para usuários específicos.

Auditoria expandida

O centro de auditoria do Optiwork ganhou escopo maior ao longo do período. Além do registro de acesso a arquivos, passaram a ser auditados:

Pastas empresariais: criação, renomeação, exclusão e gestão de permissões
Grupos: criação, edição, exclusão e adição ou remoção de membros
Downloads em lote: cada arquivo baixado em pacote gera registro individual
Uso de arquivos do Drive como anexos no Chat, Mail, Projetos e Social

Em julho de 2025, foi adicionada a opção de exportar o relatório de auditoria em CSV, com filtros por usuário, ação, período e tipo de arquivo. Isso facilita a prestação de contas tanto para auditorias internas quanto para exigências de conformidade LGPD.

Controle de downloads e permissões

A partir de agosto de 2025, usuários com acesso apenas de visualização — seja por compartilhamento direto ou em pastas de trabalho — não conseguem mais baixar arquivos. O controle do que pode ser baixado passou a ser parte da política de permissão, não apenas uma restrição manual.

Também foi adicionado suporte a autenticador externo para o 2FA, e em março de 2026 o administrador passou a poder configurar o intervalo de revalidação do 2FA: de 1 dia até 1 mês, conforme a política de segurança da empresa.

2. Aprovação de documentos

O fluxo de aprovação de documentos foi um dos módulos que mais evoluiu no período. O que começou como uma funcionalidade básica em março de 2025 se tornou um processo completo de validação com rastreabilidade total.

Do básico ao completo

Em março de 2025, foi lançada a aprovação de documentos: possibilidade de solicitar validação de outros usuários, com status visível (Pendente, Aprovado ou Rejeitado) e notificação no centro de notificações para todos os envolvidos.

Ao longo dos meses seguintes, o fluxo ganhou:

Aprovação externa: pessoas fora da empresa recebem um email, acessam o documento e aprovam ou reprovam com verificação por código — sem precisar ter conta no Optiwork
Nota de aprovação: campo adicional para o solicitante incluir uma mensagem específica para os aprovadores
Prazo de expiração: define uma validade para a solicitação, com remoção automática dos acessos concedidos ao vencer o prazo
Coluna de notas na página de aprovações: visível tanto em solicitações recebidas quanto enviadas

Bloqueio automático durante aprovações

Em março de 2026, foi implementado o bloqueio automático de documentos com aprovações pendentes. Enquanto houver solicitações em aberto, o arquivo fica bloqueado para edição, com o registro do bloqueio no histórico e na auditoria do documento.

Se o documento for modificado após o envio para aprovação, os aprovadores que ainda não responderam recebem um indicador de modificação e só podem recusar — não aprovar — até que o solicitante reenvie a aprovação com a versão atualizada.

Aprovações no mobile

Em março de 2026, a aprovação de documentos chegou ao aplicativo mobile. É possível visualizar solicitações recebidas e enviadas, acompanhar o status de cada aprovador e criar novas solicitações diretamente pelo menu de contexto do arquivo.

3. Mail

Múltiplas mailboxes

Em março de 2026, chegou uma das atualizações mais pedidas do Mail: a possibilidade de gerenciar múltiplos endereços de email em uma única conta Optiwork. É possível alternar entre caixas de entrada diferentes sem trocar de login ou acessar bases distintas.

Transformar email em tarefa

Também em março de 2026, emails podem ser convertidos em tarefas do Projects com um clique. Ao clicar com o botão direito sobre um email, a opção “Criar tarefa no Optiwork Projects” aparece no menu. O assunto do email vira título da tarefa, e o corpo vira descrição, com link direto para a mensagem original.

Outras melhorias do Mail

Ao longo do período, o Mail ganhou uma série de funcionalidades que tornam o uso do dia a dia mais eficiente:

Confirmação de leitura: ao enviar um email, é possível solicitar confirmação de abertura pelo destinatário (maio/2025)
Filtros personalizados: criação de regras automáticas para organizar a caixa de entrada (março/2025)
Atalhos de contato: grupos de emails frequentes com nome de atalho para preenchimento automático no campo de destinatário (novembro/2025)
Compartilhamento de pastas de email: é possível compartilhar pastas com outros usuários da empresa para visualização e resposta conjunta (dezembro/2025)
Personalização de cor das pastas: cada pasta pode ter uma cor para identificação rápida (novembro/2025)
Alerta de segurança em links externos: aviso ao clicar em links não verificados pelo Optiwork (fevereiro/2025)
Salvar anexos diretamente no Drive sem precisar baixar primeiro (fevereiro/2025)

4. Projects

O módulo de projetos passou por uma das evoluções mais significativas do período, com foco em dar mais estrutura para equipes que gerenciam múltiplos projetos simultaneamente.

Recorrência de tarefas

A partir de janeiro de 2026, tarefas podem ser configuradas para se repetir automaticamente em intervalos definidos: diário, semanal, mensal e outros, seguindo o mesmo padrão do Calendar. As novas ocorrências são geradas sem data de vencimento e posicionadas na coluna definida pelo usuário.

Modelos de tarefas

Também em janeiro de 2026, chegaram os modelos de tarefas. É possível criar uma tarefa padrão e salvá-la como modelo, disponível para todos os projetos (global) ou apenas para o projeto atual. Ao criar uma nova tarefa, basta escolher um modelo e ajustar o que for necessário.

Relacionamento entre tarefas

Tarefas podem ser vinculadas entre si com diferentes tipos de relação, e é possível marcar uma tarefa como dependente de outra. Esse recurso facilita o acompanhamento de tarefas complexas sem duplicar informações.

Campos personalizados

Campos personalizados chegaram ao Projects em fevereiro de 2026 e foram expandidos em março. É possível criar campos do tipo texto ou numérico, definir se são obrigatórios, configurar um valor padrão e escolher se o campo é global (disponível em todos os projetos) ou específico de um projeto.

Outras melhorias do Projects

Duplicar e transferir tarefas entre projetos, com seleção de lista de destino (janeiro/2026)
Fixar tarefas no topo das colunas no Kanban (janeiro/2026)
Mencionar tarefas usando # dentro de descrições e comentários (janeiro/2026)
Checklists dentro de tarefas, com cálculo automático de progresso (março/2026)
Minhas tarefas no menu lateral, com todos os cards atribuídos ao usuário (fevereiro/2026)
Duplicar projetos inteiros pelo menu de três pontos (dezembro/2025)
Acesso público a projetos via link, com visualização somente leitura (outubro/2025)

5. Talk (antigo Chat)

Renomeação para Talk

Em março de 2026, o módulo Chat passou a se chamar Talk, refletindo a evolução do que o módulo representa dentro do Optiwork: não apenas troca de mensagens, mas um ambiente de comunicação institucional integrado aos projetos e processos da empresa.

Status do usuário nas conversas

O Talk passou a exibir o status e a mensagem personalizada de cada participante diretamente nas conversas. As informações são atualizadas automaticamente conforme o usuário atualiza o perfil, facilitando a visibilidade de disponibilidade em tempo real.

Outras melhorias do Talk

Highlights: marcar mensagens em destaque para todos os membros de um grupo, com listagem no menu lateral (novembro/2025)
Conversas favoritas: marcar conversas para acesso rápido no menu lateral (novembro/2025)
Categorias de conversas: nova barra lateral com filtros Todas, Contatos, Grupo e Grupos externos (outubro/2025)
Conversas por link: acesso direto a conversas específicas via link compartilhado (janeiro/2026)
Barra de formatação flutuante: aparece ao selecionar texto para formatação rápida (setembro/2025)
Marcar mensagens como lidas ou não lidas (setembro/2025)

6. Mobile

O aplicativo mobile do Optiwork passou por uma expansão significativa no período, chegando a ter recursos que antes eram exclusivos da versão web.

Mail no mobile: em outubro de 2025, o Mail foi lançado no app com visualização, escrita, filtros, arquivamento e resposta a convites do Calendar
Aprovações no mobile: em março de 2026, o fluxo completo de aprovação de documentos chegou ao app
2FA no mobile: quem tem autenticação em duas etapas ativa também precisa confirmar ao acessar pelo celular (janeiro/2026)
Central de notificações no menu inferior, com acesso mais rápido (fevereiro/2026)
Configuração de aplicação inicial: é possível definir qual módulo abre automaticamente ao iniciar o app (fevereiro/2026)
Cores de pastas de email no mobile, seguindo a configuração feita na versão web (fevereiro/2026)
Visualização de anexos listados nos emails sem precisar abrir o conteúdo (janeiro/2026)

7. Papers, Calendar, Call e Sync

Papers

Seção de favoritos no menu lateral para acesso rápido a páginas marcadas (março/2026)
Edição rápida: ao clicar em editar, a edição começa imediatamente, sem confirmação manual (março/2026)
Acesso público: páginas podem ser compartilhadas por link para usuários externos sem conta no Optiwork (dezembro/2025)
Editor de texto atualizado com menu de formatação por barra / e opções de arrastar blocos (setembro/2025)
Notificação de conteúdos não lidos: indicadores visuais em categorias e páginas com novidades (janeiro/2026)

Calendar

Visualização de disponibilidade de horário dos convidados ao criar um evento (janeiro/2026)
Recorrência personalizada: ajuste fino de frequência e padrão de repetição (novembro/2025)
Resposta a convites diretamente pelo email do evento (março/2025)
Lembretes personalizáveis por evento (março/2025)
Adição de grupos diretamente nos eventos (fevereiro/2025)

SmartBook — agendamento público integrado ao Calendar (janeiro/2026)

O SmartBook permite criar um ou mais links públicos de agendamento, cada um com configurações próprias: duração da reunião, dias da semana disponíveis e limite de agendamentos por dia para evitar overbooking.

Quem recebe o link acessa uma página pública, escolhe o horário disponível e confirma os dados. O sistema verifica automaticamente a disponibilidade no Calendar do Optiwork e gera o link da reunião via Call — sem precisar de nenhuma ferramenta externa.

Para equipes comerciais, isso resolve um problema concreto: em vez de trocar emails para alinhar horário, o vendedor envia um link e o prospect agenda sozinho. O Patrick Dal Ponte, Head of Growth do Optiwork, usa esse recurso para agendamento de demonstrações com prospects. Veja como funciona na prática.

Call

Convidar usuários para uma chamada em andamento diretamente pela interface (março/2026)
Sala de espera para ajuste de câmera e microfone antes de entrar na reunião (outubro/2025)
Função de levantar a mão durante chamadas (novembro/2025)
Reações Aplaudir e Celebrar com efeito sonoro (fevereiro/2026)
Interface redesenhada com acesso mais rápido a configurações e gravação (fevereiro/2026)

Sync

Materialização de arquivos: criação de atalhos locais para arquivos na nuvem, útil para Photoshop, CAD e aplicações com referências externas (setembro/2025)
Opções de resolução de conflito de versão ao editar o mesmo arquivo por canais diferentes (dezembro/2025)
Cancelamento de downloads em andamento (fevereiro/2026)
Copiar arquivos para a área de transferência pelo Sync (setembro/2025, apenas Windows)

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