# Optiwork em evolução: tudo que mudou de maio de 2025 a março de 2026 > Confira as principais atualizações do Optiwork nos últimos 11 meses: segurança, aprovações, mail, projetos, mobile e muito mais. *Publicado: 2026-04-17 · Autor: Patrick Dal Ponte · Categoria: Novidades* *Tags: atualizações, optiwork, mail, drive, projects, segurança, mobile* HTML canônico: https://work.optidata.com/br/blog/atualizacoes-optiwork-2025-2026 --- **TL;DR** - Central de Segurança com 2FA global e controles de senha para toda a empresa - Fluxo completo de aprovação de documentos, incluindo aprovação externa e prazo de expiração - Mail no mobile, múltiplas mailboxes e conversão de email em tarefa - Projects com recorrência de tarefas, modelos, relacionamento entre tarefas e campos personalizados - SmartBook: agendamento público integrado ao Calendar, com links configuráveis e geração automática de link de reunião - Aprovações disponíveis no mobile, com acompanhamento em qualquer lugar --- Nos últimos 11 meses, o Optiwork passou por uma das suas fases de evolução mais intensas. Novos módulos, novas funcionalidades, melhorias estruturais e uma expansão significativa do que é possível fazer dentro da plataforma. Este artigo reúne as principais atualizações de maio de 2025 a março de 2026, organizadas por tema para facilitar a leitura. Se você já usa o Optiwork, é um guia do que está disponível e talvez ainda não conheça. Se ainda está avaliando a plataforma, é uma amostra do ritmo com que o produto evolui. --- ## 1. Segurança e governança ### Central de Segurança Em março de 2025, o Optiwork lançou a Central de Segurança, um painel dedicado para administradores gerenciarem a política de acesso de toda a empresa em um só lugar. A partir dela, é possível ativar o 2FA obrigatório para todos os usuários da base. Quem ainda não tem o 2FA configurado consegue fazer login, mas é redirecionado diretamente para a página de segurança para registrar um dispositivo antes de continuar. Também é possível solicitar a redefinição de senha para usuários específicos. ![Central de Segurança — ativar 2FA global](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/yoDjNPuRfY8IwbnDrWn9pSxM6FL1dhUmqKpMqRrXySDIJxpRVMD8K5JpssqYWp0M9Q8YZA3cMjx.png) ### Auditoria expandida O centro de auditoria do Optiwork ganhou escopo maior ao longo do período. Além do registro de acesso a arquivos, passaram a ser auditados: - Pastas empresariais: criação, renomeação, exclusão e gestão de permissões - Grupos: criação, edição, exclusão e adição ou remoção de membros - Downloads em lote: cada arquivo baixado em pacote gera registro individual - Uso de arquivos do Drive como anexos no Chat, Mail, Projetos e Social Em julho de 2025, foi adicionada a opção de exportar o relatório de auditoria em CSV, com filtros por usuário, ação, período e tipo de arquivo. Isso facilita a prestação de contas tanto para auditorias internas quanto para exigências de conformidade LGPD. ![Exportação de relatório de auditoria em CSV](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/QhTOiLFlpMDOvOfudr4kioIeVbVsxSqt3m42ZXuD5cXTyrRsgJyhKKvroDxjUYk51usxVPCwmPH.png) ### Controle de downloads e permissões A partir de agosto de 2025, usuários com acesso apenas de visualização — seja por compartilhamento direto ou em pastas de trabalho — não conseguem mais baixar arquivos. O controle do que pode ser baixado passou a ser parte da política de permissão, não apenas uma restrição manual. Também foi adicionado suporte a autenticador externo para o 2FA, e em março de 2026 o administrador passou a poder configurar o intervalo de revalidação do 2FA: de 1 dia até 1 mês, conforme a política de segurança da empresa. --- ## 2. Aprovação de documentos O fluxo de aprovação de documentos foi um dos módulos que mais evoluiu no período. O que começou como uma funcionalidade básica em março de 2025 se tornou um processo completo de validação com rastreabilidade total. ### Do básico ao completo Em março de 2025, foi lançada a aprovação de documentos: possibilidade de solicitar validação de outros usuários, com status visível (Pendente, Aprovado ou Rejeitado) e notificação no centro de notificações para todos os envolvidos. Ao longo dos meses seguintes, o fluxo ganhou: - **Aprovação externa:** pessoas fora da empresa recebem um email, acessam o documento e aprovam ou reprovam com verificação por código — sem precisar ter conta no Optiwork - **Nota de aprovação:** campo adicional para o solicitante incluir uma mensagem específica para os aprovadores - **Prazo de expiração:** define uma validade para a solicitação, com remoção automática dos acessos concedidos ao vencer o prazo - **Coluna de notas na página de aprovações:** visível tanto em solicitações recebidas quanto enviadas ![Aprovação externa de documentos](https://staticfiles.gleap.io/gattachments/lWn4c1SrafU5f3fhQWwBXNIbVozN1j2AH4askRxcNvDINwRFtKgJTuANPYt3cPKOrW9OXwOjOKD.png) ### Bloqueio automático durante aprovações Em março de 2026, foi implementado o bloqueio automático de documentos com aprovações pendentes. Enquanto houver solicitações em aberto, o arquivo fica bloqueado para edição, com o registro do bloqueio no histórico e na auditoria do documento. Se o documento for modificado após o envio para aprovação, os aprovadores que ainda não responderam recebem um indicador de modificação e só podem recusar — não aprovar — até que o solicitante reenvie a aprovação com a versão atualizada. ![Indicação de documento modificado em aprovações](https://staticfiles.gleap.io/gattachments/ua2wY1FrNkd41ZdFLrnxrh05POzCm3T33PuhOfDq872GTQazKGLWG1Vud205jj7DYzUn61qdu1h.png) ### Aprovações no mobile Em março de 2026, a aprovação de documentos chegou ao aplicativo mobile. É possível visualizar solicitações recebidas e enviadas, acompanhar o status de cada aprovador e criar novas solicitações diretamente pelo menu de contexto do arquivo. ![Aprovação de documentos no mobile](https://staticfiles.gleap.io/gattachments/g1zxEGGwB0tKDvK7EnhoHKj8NkyFGTZMkWAsXH6bLNnaKWKWo1y9mCMKd9lsIk0VgoOM72kjiaw.png) --- ## 3. Mail ### Múltiplas mailboxes Em março de 2026, chegou uma das atualizações mais pedidas do Mail: a possibilidade de gerenciar múltiplos endereços de email em uma única conta Optiwork. É possível alternar entre caixas de entrada diferentes sem trocar de login ou acessar bases distintas. ![Múltiplas mailboxes na mesma conta](https://staticfiles.gleap.io/gattachments/D18ig11uPhv3s3uxLOK5mmUtWg3UxSzB3uGbZe4dDUgN2A1PMu3ZDQezmbopR6GLJcNXydzB04q.png) ### Transformar email em tarefa Também em março de 2026, emails podem ser convertidos em tarefas do Projects com um clique. Ao clicar com o botão direito sobre um email, a opção "Criar tarefa no Optiwork Projects" aparece no menu. O assunto do email vira título da tarefa, e o corpo vira descrição, com link direto para a mensagem original. ![Converter email em tarefa do Projects](https://staticfiles.gleap.io/gattachments/kO8MHLolSp16b5lmGm3PglXSbeIDh4KxVjRqJ6V0BMQBGBPrwEPPFk8O54mDuPM56cITcizDsq3.png) ### Outras melhorias do Mail Ao longo do período, o Mail ganhou uma série de funcionalidades que tornam o uso do dia a dia mais eficiente: - **Confirmação de leitura:** ao enviar um email, é possível solicitar confirmação de abertura pelo destinatário (maio/2025) - **Filtros personalizados:** criação de regras automáticas para organizar a caixa de entrada (março/2025) - **Atalhos de contato:** grupos de emails frequentes com nome de atalho para preenchimento automático no campo de destinatário (novembro/2025) - **Compartilhamento de pastas de email:** é possível compartilhar pastas com outros usuários da empresa para visualização e resposta conjunta (dezembro/2025) - **Personalização de cor das pastas:** cada pasta pode ter uma cor para identificação rápida (novembro/2025) - **Alerta de segurança em links externos:** aviso ao clicar em links não verificados pelo Optiwork (fevereiro/2025) - **Salvar anexos diretamente no Drive** sem precisar baixar primeiro (fevereiro/2025) --- ## 4. Projects O módulo de projetos passou por uma das evoluções mais significativas do período, com foco em dar mais estrutura para equipes que gerenciam múltiplos projetos simultaneamente. ### Recorrência de tarefas A partir de janeiro de 2026, tarefas podem ser configuradas para se repetir automaticamente em intervalos definidos: diário, semanal, mensal e outros, seguindo o mesmo padrão do Calendar. As novas ocorrências são geradas sem data de vencimento e posicionadas na coluna definida pelo usuário. ![Recorrência de tarefas no Projects](https://staticfiles.gleap.io/gattachments/C0EWxzRP8X5hONkzhyBCuXoFpNh1rX3kp80ZwFX8wvKF8SIW5ptzGxrJ5JxlH5ve3fcnKm7Op4n.gif) ### Modelos de tarefas Também em janeiro de 2026, chegaram os modelos de tarefas. É possível criar uma tarefa padrão e salvá-la como modelo, disponível para todos os projetos (global) ou apenas para o projeto atual. Ao criar uma nova tarefa, basta escolher um modelo e ajustar o que for necessário. ![Criar modelo de tarefa](https://staticfiles.gleap.io/gattachments/dd7GCVN2eGvIygiADNOgLsg6VRtpOQFgCB0K6lk4lQ6CEz7BxsaLl78SK8Xpxjvzqu8yNicLae9.gif) ### Relacionamento entre tarefas Tarefas podem ser vinculadas entre si com diferentes tipos de relação, e é possível marcar uma tarefa como dependente de outra. Esse recurso facilita o acompanhamento de tarefas complexas sem duplicar informações. ![Relacionamento entre tarefas](https://staticfiles.gleap.io/gattachments/FSIiwcL24Y3jDOW5XweLDimOwTFhrYQSA49ysHkqHgkhTSqv13DkLJ8a3qtZLItLsSRfWJPdnLB.gif) ### Campos personalizados Campos personalizados chegaram ao Projects em fevereiro de 2026 e foram expandidos em março. É possível criar campos do tipo texto ou numérico, definir se são obrigatórios, configurar um valor padrão e escolher se o campo é global (disponível em todos os projetos) ou específico de um projeto. ### Outras melhorias do Projects - Duplicar e transferir tarefas entre projetos, com seleção de lista de destino (janeiro/2026) - Fixar tarefas no topo das colunas no Kanban (janeiro/2026) - Mencionar tarefas usando `#` dentro de descrições e comentários (janeiro/2026) - Checklists dentro de tarefas, com cálculo automático de progresso (março/2026) - Minhas tarefas no menu lateral, com todos os cards atribuídos ao usuário (fevereiro/2026) - Duplicar projetos inteiros pelo menu de três pontos (dezembro/2025) - Acesso público a projetos via link, com visualização somente leitura (outubro/2025) --- ## 5. Talk (antigo Chat) ### Renomeação para Talk Em março de 2026, o módulo Chat passou a se chamar Talk, refletindo a evolução do que o módulo representa dentro do Optiwork: não apenas troca de mensagens, mas um ambiente de comunicação institucional integrado aos projetos e processos da empresa. ![Módulo Talk — nova identidade](https://staticfiles.gleap.io/gattachments/nJde4PZSPiBlWhycrQHuf7wfRNwHcwMjZxwGB1n4eunFXkmj8aNDTDyB7UvRWKx1i3rpbUo1a0g.png) ### Status do usuário nas conversas O Talk passou a exibir o status e a mensagem personalizada de cada participante diretamente nas conversas. As informações são atualizadas automaticamente conforme o usuário atualiza o perfil, facilitando a visibilidade de disponibilidade em tempo real. ### Outras melhorias do Talk - **Highlights:** marcar mensagens em destaque para todos os membros de um grupo, com listagem no menu lateral (novembro/2025) - **Conversas favoritas:** marcar conversas para acesso rápido no menu lateral (novembro/2025) - **Categorias de conversas:** nova barra lateral com filtros Todas, Contatos, Grupo e Grupos externos (outubro/2025) - **Conversas por link:** acesso direto a conversas específicas via link compartilhado (janeiro/2026) - **Barra de formatação flutuante:** aparece ao selecionar texto para formatação rápida (setembro/2025) - **Marcar mensagens como lidas ou não lidas** (setembro/2025) --- ## 6. Mobile O aplicativo mobile do Optiwork passou por uma expansão significativa no período, chegando a ter recursos que antes eram exclusivos da versão web. - **Mail no mobile:** em outubro de 2025, o Mail foi lançado no app com visualização, escrita, filtros, arquivamento e resposta a convites do Calendar - **Aprovações no mobile:** em março de 2026, o fluxo completo de aprovação de documentos chegou ao app - **2FA no mobile:** quem tem autenticação em duas etapas ativa também precisa confirmar ao acessar pelo celular (janeiro/2026) - **Central de notificações no menu inferior**, com acesso mais rápido (fevereiro/2026) - **Configuração de aplicação inicial:** é possível definir qual módulo abre automaticamente ao iniciar o app (fevereiro/2026) - **Cores de pastas de email no mobile**, seguindo a configuração feita na versão web (fevereiro/2026) - **Visualização de anexos listados nos emails** sem precisar abrir o conteúdo (janeiro/2026) --- ## 7. Papers, Calendar, Call e Sync ### Papers - Seção de favoritos no menu lateral para acesso rápido a páginas marcadas (março/2026) - Edição rápida: ao clicar em editar, a edição começa imediatamente, sem confirmação manual (março/2026) - Acesso público: páginas podem ser compartilhadas por link para usuários externos sem conta no Optiwork (dezembro/2025) - Editor de texto atualizado com menu de formatação por barra `/` e opções de arrastar blocos (setembro/2025) - Notificação de conteúdos não lidos: indicadores visuais em categorias e páginas com novidades (janeiro/2026) ### Calendar - Visualização de disponibilidade de horário dos convidados ao criar um evento (janeiro/2026) - Recorrência personalizada: ajuste fino de frequência e padrão de repetição (novembro/2025) - Resposta a convites diretamente pelo email do evento (março/2025) - Lembretes personalizáveis por evento (março/2025) - Adição de grupos diretamente nos eventos (fevereiro/2025) **SmartBook — agendamento público integrado ao Calendar (janeiro/2026)** O SmartBook permite criar um ou mais links públicos de agendamento, cada um com configurações próprias: duração da reunião, dias da semana disponíveis e limite de agendamentos por dia para evitar overbooking. Quem recebe o link acessa uma página pública, escolhe o horário disponível e confirma os dados. O sistema verifica automaticamente a disponibilidade no Calendar do Optiwork e gera o link da reunião via Call — sem precisar de nenhuma ferramenta externa. Para equipes comerciais, isso resolve um problema concreto: em vez de trocar emails para alinhar horário, o vendedor envia um link e o prospect agenda sozinho. O Patrick Dal Ponte, Head of Growth do Optiwork, usa esse recurso para agendamento de demonstrações com prospects. [Veja como funciona na prática.](https://calendar.work.optidata.cloud/calendar/appointment/links/a11e94c4-6e20-493c-bf9f-owt1-d4145c7dd285/view?language=pt-BR) ### Call - Convidar usuários para uma chamada em andamento diretamente pela interface (março/2026) - Sala de espera para ajuste de câmera e microfone antes de entrar na reunião (outubro/2025) - Função de levantar a mão durante chamadas (novembro/2025) - Reações Aplaudir e Celebrar com efeito sonoro (fevereiro/2026) - Interface redesenhada com acesso mais rápido a configurações e gravação (fevereiro/2026) ### Sync - Materialização de arquivos: criação de atalhos locais para arquivos na nuvem, útil para Photoshop, CAD e aplicações com referências externas (setembro/2025) - Opções de resolução de conflito de versão ao editar o mesmo arquivo por canais diferentes (dezembro/2025) - Cancelamento de downloads em andamento (fevereiro/2026) - Copiar arquivos para a área de transferência pelo Sync (setembro/2025, apenas Windows) --- Quer ver essas funcionalidades na prática? 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